Mit Technologie zum Vorzeige-Ausbildungsbetrieb

Digitalisierung hebt die Ausbildung auf ein neues Level

Von der Bewerberansprache, über den Ausbildungsverlauf, die Qualifizierung bis hin zur Prüfungsvorbereitung ist es die Technologie, die über Erfolg oder Misserfolg mitbestimmt. Die Auswahl und der Einsatz passender digitaler Tools kommen nicht nur der Lebenswirklichkeit der Generation Z entgegen, die als Digital Natives aufgewachsen sind. Dank der Digitalisierung lassen sich entlang der gesamten Handlungskette im Ausbildungsmanagement Prozesse beschleunigen, Ergebnisse optimieren und Abläufe transparent gestalten.

Handlungsfeld: Recruiting

Zu viele, zu wenige oder die falschen Bewerber? Digitale Helfer unterstützen Unternehmen dabei, die Reichweite der eigenen Anzeigen, die Auffindbarkeit der eigenen Karriereseiten und die Kommunikation mit potenziellen Bewerbern zu verbessern und so die richtigen Bewerber für das eigene Unternehmen zu finden. Die Weichen für erfolgreiche Ausbildungsabschlüsse werden somit bereits im Recruiting gestellt.

Was jetzt zu tun ist:

• Arbeiten Sie schon mit Chatbots, die rund um die Uhr Auskunft auf die Fragen Ihrer Bewerber geben? Prüfen Sie, wo sich die digitalen Kollegen integrieren lassen. Insbesondere die Generation Z wartet nicht gerne – vor allem nicht im Internet, wo sie sonst auf jedes Anliegen eine schnelle Reaktion erfährt. Mit einer schnellen Antwort, wenn auch zunächst von einem Chatbot, können Sie als Arbeitgeber Pluspunkte sammeln.
• Nehmen Sie Ihren Prozess der automatisierten Antworten per E-Mail unter die Lupe: Läuft das Einladungsmanagement optimal und automatisiert ab? Sind alle Anschreiben wertschätzend formuliert? Wichtig ist, dass sich Interessierte aufrichtig willkommen fühlen. Zu viele Betriebe behandeln ihre Bewerber immer noch wie Bittsteller – das mag die Gen Z gar nicht. Informieren Sie Bewerber zudem proaktiv darüber, wann sie mit welchem nächsten Schritt rechnen können, um den Prozess möglichst transparent zu gestalten. Bessern Sie hier notfalls nach.
• Mehr als 320 verschiedene Ausbildungsberufe gibt es in Deutschland. Kein Wunder, dass sich manche Schulabsolventen nur schwer entscheiden können, welche Ausbildung die richtige für sie ist. Um die optimal passenden Nachwuchskräfte für das eigene Unternehmen zu finden, hilft daher die Methode des digitalen Skill Mappings. Diese erfasst vorhandene wie benötigte Talente und Stärken für Ihre Organisation. Anschließend können Sie die Kompetenzen der Berufseinsteiger mit ihrer Skill Map abgleichen und sie einem Ausbildungsberuf zuordnen, in dem sich die Auszubildenden am besten entfalten können. So erzielen Sie sowohl für Ihre Azubis als auch Ihr Unternehmen optimale Ergebnisse.
• Bewerbungen zu sortieren, kostet Zeit und blockiert Ressourcen. Eine HR-Software übernimmt diese Aufgabe für Sie, indem sie eingehende Bewerbungen automatisiert nach bestimmten Fähigkeiten und Kenntnissen filtert. Text- und Sprachanalysen werten die Dokumente aus, sodass Sie dann die Unterlagen der vielversprechendsten Talente sichten können. Prüfen Sie, ob diese Vorgehensweise zu Ihrem Bewerberaufkommen passt.

Handlungsfeld: Ausbildungsverlauf

Zugegeben – nicht jede Ausbildung lässt sich in allen Details auf die Bedürfnisse des auszubildenden Betriebs und dessen Ausbildungsjahrgang zuschneiden. Damit die Auszubildenden am Ende umfassend qualifiziert sind, müssen die Anforderungen der Industrie- und Handwerkskammern erfüllt sein. Dennoch bieten sich im Ausbildungsverlauf sowie in der konkreten Ausgestaltung eine Reihe von Ansatzpunkten für Individualisierungen an.

Und nun?

• Arbeit im Homeoffice oder remote an jedem gewünschten Ort ist in vielen Ausbildungsplänen bislang nicht vorgesehen. Dennoch hat die Pandemie gezeigt, dass es funktioniert. Prüfen Sie, welche Ausbildungsbausteine und Aufgaben in Zukunft unabhängig von Zeit und Ort absolviert werden können und optimieren Sie ihre vorhandenen Systeme für Konferenzen und kollaboratives Arbeiten aus der Distanz. Denn Remote Work ist gekommen, um zu bleiben.
• Wie habe ich mich im Kreativ-Workshop geschlagen? Wie ist meine Leistung in der Vorverhandlung mit dem neuen Kunden zu beurteilen? In der Ausbildung bewältigen junge Talente fast täglich neue Aufgaben. Und möchten möglichst sofort wissen, wie sie diese gemeistert haben. Digitale Feedback-Tools dokumentieren, wie andere Problemlösungskompetenz, Verhandlungsführung oder Kommunikation beurteilen. Feedback einholen wird dank Technologie zu einer unkomplizierten Angelegenheit. Ist die Feedback-Funktion in Ihrer HR-Software bereits vorgesehen? Rüsten Sie gegebenenfalls nach.
• Bedienen Sie sich des Skill Mappings, das Sie bereits in der Recruiting-Phase kennengelernt haben, um die Projekte zu finden, die am besten zu Ihren Azubis passen. Die zeitliche Planung und die Versetzung in die entsprechende Abteilung übernimmt dabei die Ausbildungssoftware. 

Handlungsfeld: Learning

Raus aus der Schule, rein ins Lernen für den Beruf. Um die Anforderungen der Wirtschaft nach lebenslangem Lernen zu unterstützen, hat die Technologie in den letzten Jahren einen Quantensprung erfahren. Lernen in überschaubaren, leicht verdaulichen Lektionen, an jedem Ort, zu jeder Zeit und unter Einsatz von multimedialen Anwendungen oder KI macht nicht nur klug, sondern auch Spaß. Auch im Ausbildungsmanagement lässt sich diese Entwicklung nutzen.

Was ist nun zu tun?

• Gamification-Anwendungen mit Highscores, Datenbrillen, Online-Tutorials, Erfolgsfortschrittsmessungen und integrierten Feedback-Funktionen: Zeitgemäße Tools für das Lernen am Arbeitsplatz, aber auch an jedem anderen Ort bieten eine Fülle von Möglichkeiten, die den Wissenserwerb noch angenehmer gestalten. Das Ergebnis ähnelt dem Sport: Wer gefunden hat, was zu ihm passt, bleibt richtig gerne dabei. Bilden Sie mit Ihrer HR-Software deshalb so viele Facetten des Lernens ab, wie möglich.
• Was ist die wahrscheinlich unbeliebteste Aufgabe während einer Ausbildung? Richtig: das Berichtsheft füllen. Wer es seinen Nachwuchsfachkräften und Ausbildern leichter machen möchte, steigt um auf ein digitales Berichtsheft. Insbesondere die Erinnerungsfunktion bietet einen großen Nutzen und entlastet die Ausbildungsleiter. Auch hier bietet Ihre Ausbildungs-Software sicher interessante Möglichkeiten.
• Testaufgaben, Fortschrittsbalken oder individuelle Empfehlungen vom digitalen Coach, welches Kapitel es besser noch einmal nachzulesen gilt: Digitale Helfer für die Prüfungsvorbereitung lassen sich in den vorhandenen Systemen für E-Learning integrieren und an die speziellen Bedürfnisse der Prüflinge anpassen.