7 Wege, Ihren Recruitingprozess zu digitalisieren

Gerade an das Recruiting werden viele Ansprüche gestellt: Es muss den Fachkräftemangel ausgleichen, die richtigen Talente für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens finden und das alles möglichst schnell, um keine aussichtsreichen Kandidaten zu verlieren. Die gute Nachricht: Die richtige Bewerbermanagement Software kann Sie in Ihrem Recruitingprozess schnell enorm entlasten. Wie, das zeigen wir in diesem Beitrag.

1. Stellenanzeigen schneller mit allen relevanten Informationen veröffentlichen

Um eine neue Stelle auszuschreiben, benötigt es zunächst intern das Zusammentragen vieler Informationen, bevor die Stellenausschreibung auf der Karriereseite und weiteren Kanälen veröffentlicht werden kann. Mit einer schnittstellenübergreifenden Software können Recruiter alle Daten aus dem Personalservice automatisch in eine Stellenanzeige übertragen und diese ohne viel Aufwand im eigenen Jobportal veröffentlichen.

2. Mehr Sichtbarkeit für Stellenanzeigen durch Multiposting

Um eine möglichst hohe Sichtbarkeit für ausgeschriebene Stellen zu erzeugen, ist es unabdingbar, auch in großen Jobbörsen wie Stepstone, Indeed oder LinkedIn präsent zu sein. Alle diese Kanäle zu bespielen, kostet jedoch viel Zeit und Ressourcen, da die Stellenanzeige jedes Mal mühsam neu einpflegt werden muss. Multiposting erleichtert diesen Prozess, indem mit nur einem Klick die Stellenausschreibung über das System auf allen relevanten Plattformen eingestellt und veröffentlicht wird. Allein durch diesen Schritt kann das Recruiting enorm an Effizienz gewinnen und noch eine größere Anzahl an potenziellen Kandidaten erreichen.

3. Filter und individuelle Ansichten vereinfachen Screening der Bewerbungsunterlagen

Das Zusammensuchen aller Bewerbungen aus dem Mailpostfach wird durch eine Bewerbermanagement Software obsolet. Stattdessen werden alle Eingänge vom System automatisch erfasst. Die Bewerberdaten sind anschließend durch vordefinierte Kriterien wie die erforderliche Ausbildung oder Berufserfahrung filterbar. 

Verschiedene Anbieter setzen darüber hinaus bereits auf den Einsatz künstlicher Intelligenz, um zum Beispiel den Lebenslauf der Bewerber auf zuvor festgelegte Aspekte zu analysieren. Damit sorgt eine Recruiting Software nicht nur für eine maßgebliche Beschleunigung des Screening-Prozesses, sondern erleichtert es den Recruitern auch, den besten Kandidaten für eine Position zu identifizieren.

4. Neue Kollaborationsmöglichkeiten für die interne Abstimmung

Gerade die Rückmeldung aller Prozessbeteiligten zu erhalten, ist teilweise ein sehr mühsames Unterfangen. Doch auch hier vereinfacht eine Bewerbermanagement Software den Austausch. So gibt es Funktionen, durch die die Recruiter sich kollaborativ über Kandidaten austauschen können, Bewertungen für einzelne Bewerbungen abgeben können und transparent den Status quo des Feedbacks einsehen können. Verfügt die Software zusätzlich über eine Schnittstelle zu Ihrem Kalendersystem, können Sie auch einfach und schnell mit allen relevanten Personen aus dem Unternehmen verfügbare Terminslots für Bewerbungsgespräche finden.

5. Automatisierte Kommunikation sorgt für eine verbesserte Candidate Experience

Während des gesamtes Recruitingprozesses ist eine reibungslose Kommunikation zwischen Bewerbern und den Recruitern besonders wichtig. Dabei unterstützten automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, beispielsweise um Bewerber über den Eingang ihrer Bewerbung zu informieren oder eine Rückmeldung zur Bewerbung zu geben. Durch Personalisierungen erzeugen die Mails weiterhin ein individuelles und persönliches Gesprächsgefühl, sind jedoch wesentlich ressourcenschonender, da nicht jeder Kandidat einzeln angeschrieben werden muss. 

Manche Softwarelösungen verfügen zusätzlich über einen virtuellen Candidate Room, in dem die Kandidaten sich einwählen können, um transparent den aktuellen Stand ihrer Bewerbung erfahren zu können. Gerade, weil viele Talente vergebens auf eine Rückmeldung des potenziellen Arbeitgebers warten, kann mit dieser Maßnahme auch die Candidate Experience nachhaltig verbessert werden.

6. Einfaches und schnelles Pre- und Onboarding

Ist der passende Kandidat gefunden, profitiert das Recruiting auch hier wieder von einem schnittstellenübergreifenden Tool. Denn sind die verschiedenen Systeme miteinander verknüpft oder arbeiten Personalservice und Recruiting sogar in einem Tool, können die Bewerberdaten ganz einfach übergeben und der Vertrag umgehend aufgesetzt werden. Zumal die wegfallende Schnittstelle auch potenzielle Fehlerquellen reduziert, beispielsweise Rechtschreibfehler im Namen des Mitarbeiters beim Übertragen der Daten.

Auch das Preboarding profitiert durch die Unterstützung einer entsprechenden Software. Automatisierte Preboarding-Workflows, die einfache Koordination interner Aufgaben durch den Einsatz von zum Beispiel digitalen Checklisten sowie die automatisierte und stetige Kommunikation mit neuen Teammitgliedern helfen dabei, die Bindung des Mitarbeiters ans Unternehmen von Sekunde eins an aufzubauen. Auf diese Weise lassen sich neue Mitarbeiter schnell und effizient in bestehende Arbeitsstrukturen und Prozesse integrieren.

7. Recruitingperformance übersichtlich in Analysen messen

Die Erfassung zentraler Kennzahlen und die Erstellung individueller Reportings sorgt auch im Recruiting für eine hohe Transparenz, zeigt Optimierungspotenziale für den Bewerbungsprozess auf und hilft als Argumentationsgrundlage gegenüber der Geschäftsführung. Die richtige Software hilft Ihnen dabei, durch passende Dashboards die für Sie relevanten Kennzahl übersichtlich aufzubereiten. So können Sie auf einem Blick die Performance Ihres Recruitings einschätzen. Gerade auch die Funktion, Feedback-Umfragen während und nach dem Auswahlprozess automatisiert durchzuführen gibt dem Recruiting wichtige Insights, wie der Bewerbungsprozess und insbesondere auch die Candidate Experience verbessert werden können.