Ausbildungssystem zieht Nachwuchstalente an
Erfahren Sie, wie Kunststoffgigant Pöppelmann mit der GuideCom HR Suite Auszubildende in der Bewerbung für sich gewinnt und sogar externe IHK-Auditoren überzeugt.
Ausbildungsmanagement bei Pöppelmann
Branche: Kunststoffverarbeitung | Standort: Lohne, Niedersachsen | Mitarbeiterzahl: ca. 2.500
Die Pöppelmann GmbH ist ein weltweit führender Hersteller von Kunststoffkomponenten und -systemen. Über 2.500 Mitarbeitende an sechs Produktionsstandorten schaffen Mehrwert durch ressourcen- und klimaschonende Kunststofflösungen für die Automobilbranche, die Landwirtschaft, die Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmaindustrie bis hin zur Medizintechnik. Seit der Gründung als Korkfabrik 1949 hat sich das Familienunternehmen kontinuierlich als Innovationsführer etabliert. Mit den vier Produktmarken K-TECH®, TEKU®, FAMAC® und KAPSTO® bietet Pöppelmann heute maßgeschneiderte Lösungen für industrielle Anwendungen, deren hohe Qualitätsstandards Kunden in über 90 Ländern effizienter, nachhaltiger und wettbewerbsfähiger aufstellen.
www.poeppelmann.com
Die Herausforderung
Bis 2020 erfasste die Pöppelmann-Personalabteilung zwar erste Ausbildungsprozesse digital, aber noch immer rudimentär. Feedback beispielsweise wurde über ein Programm gesammelt, das ein ehemaliger IT-Azubi für das Familienunternehmen als Abschlussarbeit entwickelte. Was einst einen großen Mehrwert für die HR-Organisation brachte, stieß schnell an seine Grenzen, als das Unternehmen auf über 150 Auszubildende in zehn verschiedenen Ausbildungen und sechs dualen Studiengängen wuchs. Die durch Excel-Listen organisierte Einsatzplanung war nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern genauso fehleranfällig, da sämtliche Beteiligte über Schreib- und Leseberechtigungen verfügten. Das Führen analoger Berichtshefte war mühselig und verbunden mit ständigem Ausdrucken und Weiterreichen durch die Abteilungen; das schwarze Brett für Azubis war durch seinen Standort für eine kleine Zahl von Auszubildenden begrenzt, die in der Nähe arbeiteten. Schnittstellen zwischen den Aufgabenbereichen? Nicht existent. Und all das in einem Unternehmen, das ein Ausbildungssystem standortübergreifend managen muss.
Die Lösung
Motiviert durch ein Nachbarunternehmen, das eine HR-Software bereits erfolgreich eingeführt hatte, begaben sich die „Pöppelmänner“ in einen Auswahlprozess. Das Rennen machte GuideCom, die nicht nur mit der Gesamtperformance der App Young Talents als Teil einer ganzen HR Suite überzeugten, sondern auch mit ihrem nahbaren und ehrlichen Auftreten. Seitdem hat Pöppelmann sein Ausbildungsmanagement grunderneuert. Sämtliche Aufgaben sind heute in einem einzigen System zusammengefasst. Wo früher Excel-Tabellen, Passwort-Fluten und stockende Informationsflüsse regierten, holt Pöppelmann seine Nachwuchskräfte heute dort ab, wo sie zuhause sind: in einer digitalen und intuitiven Welt, die sich für das Azubi-Management vielfach bewährt hat – und gleichzeitig von Pöppelmann aufs Höchste individualisiert wurde. Die Administration der App wird dabei selbstständig von der Ausbildungsleitung gesteuert, ein aufwendiges Einbeziehen von der IT ist nicht nötig.
2.500
Mitarbeitende weltweit führen
Pöppelmann zum Erfolg.
150
Auszubildende sind bei
Pöppelmann beschäftigt
10
verschiedene Fachausbildungen können junge Talente bei Pöppelmann erlernen.
6
Produktionsstandorte müssen
miteinander vernetzt werden.
Ein Ausbildungsmanagement, individuell angepasst an Pöppelmann
Schnell hat Pöppelmann das Potenzial erkannt, sich die zahlreichen intuitiven Funktionen der Young Talents App zunutze zu machen und ihre Anwendung an die individuellen Unternehmensprozesse und -präferenzen anzupassen: In das vorhandene Feedbackgespräch-System baute Pöppelmann eigenhändig eine Selbsteinschätzung ein, wodurch Feedbackgespräche besser ausgewertet werden können. Das in der Young Talents App enthaltene Infoboard verwendet das Team als digitales schwarzes Brett, das heute sehr aktiv genutzt wird und für alle Azubis zugänglich ist. Auch für das zuvor vorhandene „Unternehmens-Wiki“ fand sich ein Platz in der HR Suite, sodass Auszubildende wichtige Informationen genau dort finden, wo sie sie erwarten: in ihrem zentralen Ausbildungssystem. Leitfadenvideos für sämtliche Funktionen der Anwendung helfen den Nachwuchskräften, den Weg durch das Azubi-Tool eigenständig und schnell zu navigieren.
Digitale Berichtshefte motivieren Azubis und Ausbildungsverantwortliche
Eine besonders große Zeitersparnis bringt das neue digitale Berichtsheft. Dieser Ausbildungsnachweis wird nun komplett digital geführt, was das Unterschriftenmanagement und die Freigaben zum Kinderspiel machen. Durch die Digitalisierung entfällt die Notwendigkeit, physische Ausbildungshefte zur Prüfung mitzubringen, denn alle wichtigen Informationen sind jederzeit digital verfügbar und leicht zu kontrollieren.
Ein vormals frustrierender Prozess für die Azubis, die immer wieder neue Dokumente erstellen, ausdrucken und ablegen mussten, ist damit heute ein unkomplizierter Teil des Arbeitsalltags – motivierend für Auszubildende und Ausbilder gleichermaßen. Letztere freuen sich außerdem über hilfreiche Checklisten, die Teilziele der Ausbildungsabschnitte nachhalten oder die Funktion, Zeugnisse auf Knopfdruck erstellen zu können – und das alles bestens sortiert. Irritationen und Dokumenten-Wirrwarr rund um Ausbildungszeugnisse, Zwischenzeugnisse und duale Studienzeugnisse gehören der Vergangenheit an.
Pluspunkt auf dem Bewerbermarkt: digitale Ausbildungssoftware lockt Talente
Die exzellente Ausbildungsorganisation bei Pöppelmann begeistert nicht nur rekrutierte Azubis, sondern auch potenzielle Bewerber. Insbesondere im regionalen Mittelstand beobachtet Pöppelmann drastische Veränderungen. Die Bewerberzahlen sinken, obwohl der demografische Wandel erst noch bevorsteht. Selbst intensive Akquisemaßnahmen in Schulen, auf Messen sowie auf Social-Media-Kanälen können den sinkenden Erfolgsquoten kaum entgegenwirken – und das nicht nur beim Kunststoffgiganten Pöppelmann, der als Leuchtturm in seiner Region gilt. Auf die Frage: „Was braucht Ausbildung, um attraktiver zu werden?“ hat Pöppelmann seine Antwort in GuideCom gefunden. Das durchdachte digitale Ausbildungsmanagement mit seinen unzähligen Möglichkeiten ist für die Azubis Anreiz und Selbstverständlichkeit zugleich. Denn gerade die nachrückende Generation Z, die sich ein Zeitalter ohne Internet kaum vorstellen kann, macht digitales Management zur Grundvoraussetzung, um eine Ausbildungsstelle zuzusagen.
Jens Haskamp, Teamleitung im Bereich Ausbildung„Für uns ist GuideCom durch den wertschätzenden Umgang und die schnellen Reaktionszeiten der ideale Partner, um gemeinsam sichtbare Erfolge im Ausbildungsmanagement zu erreichen.“
HR Suite überzeugt IHK-Auditoren: Mit GuideCom zertifiziert zur Top-Ausbildung
Pöppelmanns Ausbildungsmanagement mit der Young Talents App überzeugte sogar externe Auditoren. In seiner Zertifizierungsphase als IHK-Top-Ausbildungsunternehmen hat der Kunststoffverarbeiter mit seinem digitalen Status quo im Ausbildungsmanagement Extrapunkte bei den Auditoren sammeln können. Neben den klaren Prozessen, einfachen, intuitiven Strukturen und der großen Zeitersparnis, dank der sich die Azubis voll auf ihr Ausbildungsfeld konzentrieren können, beeindruckten vor allem die Schnittstellenoptionen. Als SAP-gebundenes Unternehmen konnte Pöppelmann die GuideCom HR Suite mühelos an seine Systeme andocken, ohne sich über mangelnde Schnittstellen zu sorgen.
Der Partner für rasend schnelle Veränderung
Im Arbeitsalltag lobt Pöppelmann an GuideCom besonders das wertschätzende Miteinander und die schnellen Reaktionszeiten. Ganz gleich ob per Mailkontakt oder durch die Bereitstellung von Uploads: GuideCom liefert Lösungen innerhalb kürzester Zeit, auch für Individualfälle. So hat Pöppelmann einst seinen Ausbildern Einsicht in den Bereich der Berichtshefte der Azubis gewähren wollen, um die Transparenz zu steigern. Zum damaligen Zeitpunkt war dies nur möglich, indem man Ausbilder im System als Azubis anlegte. Hier schuf GuideCom in Rekordzeit Abhilfe: Seitdem gibt es die Möglichkeit, Ausbildungsverantwortlichen ohne Rollenwechsel Einblicke in die Berichtshefte der Azubis zu gewähren. Nicht nur für Pöppelmann, sondern für alle Kunden! So stellt GuideCom sicher, dass alle Partner und Kunden für sämtliche Herausforderungen des modernen Ausbildungsmanagements bestens gerüstet sind.
Softwaretipp: GuideCom Young Talents
Für ein effizientes & digitales Ausbildungsmanagement
Junge Talente nicht nur zu gewinnen, sondern auch zu halten, wird immer wichtiger. Unsere Ausbildungsmanagement Software Young Talents unterstützt Sie dabei, jeden Azubi einfach und übersichtlich individuell zu fördern und so nachhaltig an das eigene Unternehmen zu binden.
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