Digitale DNA prägt ambitionierte Digitalisierungsstrategie
Warum der Internetvorreiter Deutsche Glasfaser zur Digitalisierung seines gesamten Personalmanagements auf die GuideCom HR Suite setzt.
Branche: Telekommunikation | Standort: Borken | Mitarbeiterzahl: ca. 2.000
Die Unternehmensgruppe Deutsche Glasfaser ist der führende Glasfaserversorger für den suburbanen Raum in Deutschland. Als Pionier und Schrittmacher der Branche plant, baut und betreibt sie Glasfaseranschlüsse für Privathaushalte, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Mit 6 Millionen neuen Internetanschlüssen, 4 Millionen davon bis 2025, strebt der Digital-Versorger den flächendeckenden Glasfaserausbau an und trägt damit maßgeblich zum digitalen Fortschritt Deutschlands bei. Die Unternehmensgruppe zählt zu den finanzstärksten Anbietern im deutschen Markt.
www.deutsche-glasfaser.de
Die Herausforderung
Die Deutsche Glasfaser steht für rasend schnelles Internet. Genauso schnell verlief auch das Wachstum der Unternehmensgruppe: Zwischen 2017 und 2019 verdoppelte sich die Mitarbeiterzahl von 400 auf 800 Köpfe. Der damals gerade einmal vier Mitarbeiter starke Personalbereich stand vor einer riesigen Herausforderung: Wie können innerhalb kürzester Zeit manuell geführte Excel-Listen und analoge Insellösungen abgeschafft, alle Prozesse und Themen skalierfähig aufgestellt sowie durch eine digitale HR-Plattform abgebildet und gesteuert werden?
Die Lösung
In Zeiten des Umbruchs ein neues System einzuführen, wirkt auf den ersten Blick gewagt. Aber die Deutsche Glasfaser wusste: Die konsequente Digitalisierung ist die einzige Chance, um bei den schnell wachsenden Strukturen erfolgreich alle ambitionierten HR-Ziele erreichen zu können.
Durch die GuideCom HR Suite schaffte es das Team, die damals überwiegend manuell und administrativ arbeitende Abteilung innerhalb nur weniger Monate in eine starke, leistungsfähige und digitale Service-Unit zu transformieren – mit einer verbesserten Arbeitsqualität, starker Effizienzsteigerung, höherer Mitarbeiterzufriedenheit und wieder mehr freien Kapazitäten für die wichtigen Personalentwicklungs- und Transformationsthemen.
Überzeugt jeden: die intuitive Nutzeroberfläche von GuideCom
Bei der Auswahl der passenden HR-Software standen sechs Anbieter auf dem Prüfstand, drei schafften es in die engere Auswahl. GuideCom galt von Anfang an als Favorit, da sich die HR Suite durch ihre intuitive, hochmoderne Nutzeroberfläche abhob. Mitarbeiter sollten sich schnell zurechtfinden und die Software einfach gerne nutzen – denn das HR-Team wollte ihre neu gewonnene Zeit für Innovation und Optimierung nutzen, anstatt immer wieder erklären zu müssen, wie man im System navigiert. Ein weiterer Vorteil: Um GuideCom zu implementieren, braucht es keinerlei IT-Vorwissen, so einfach und intuitiv funktioniert die Software.
Digitale All-in-one-Lösung – innerhalb kürzester Zeit
Die Deutsche Glasfaser setzte alles auf eine Karte. Anstatt die unterschiedlichen HR-Bereiche Schritt für Schritt zu digitalisieren, wurden parallel sieben Bereiche innerhalb kürzester Zeit in der GuideCom Plattform abgebildet. Der klare Fokus lag dabei auf der Abschaffung bestehender Insellösungen und genauso auf den Bereichen, die bisher die größten Zeit- und Aufwandsfresser waren. Sehr zielgerichtet wurden so alle Themen aus den Bereichen der Personalverwaltung, dem Personalservice und dem Personalcontrolling durch die starken GuideCom Apps abgebildet und parallel Mitarbeitende und Führungskräfte durch ein digitales System unterstützt.
Lena Riethmann, Abteilungsleiterin HR Services & Systems„Ganze sieben Apps haben wir mit GuideCom innerhalb von nur sechs Monaten implementiert – nie wieder wurde ein Projekt so schnell und effizient umgesetzt wie die HR Suite.“
Skalierbarkeit auf dem Prüfstand
Das neue System erlebte umgehend seine Feuertaufe. Anfang 2020 brachten GuideCom und die Deutsche Glasfaser die HR Suite an den Start, Mitte 2020 gewann das Unternehmen durch eine Fusion hunderte neue Mitarbeiter auf einen Schlag. Spätestens jetzt zahlte sich die Arbeit und Ambition bei der schnellen Software-Einführung aus. Dank der digitalen Stammdatenorganisation fanden die neuen Mitarbeiter reibungslos ihren Weg ins System. Digitale Prozesse machten das Onboarding zum Kinderspiel. Die Kombination aus Informationsbereitstellung via Intranet und dem Self-Service-Portal der HR-Suite beantwortete den Neuankömmlingen zahlreiche Fragen und sparte nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen: Allein im Operations-Bereich der Deutsche-Glasfaser-HR arbeiten heute fünf Mitarbeiter – ohne die HR Suite bräuchte es einige mehr.
Digitales Self-Service-Portal für höhere Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit
Die Software bildet den gesamten Mitarbeiter-Lifecycle ab, von der automatischen Vertragserstellung bei Einstellung bis hin zum digitalisierten Austrittsprozess. Im Bereich Personalservice hat die Deutsche Glasfaser seit Einsatz der HR Suite knapp 40 Serviceprozesse im Unternehmen aufgebaut – digital und vor allem eigenständig, denn die intuitive Bedienung des Systems ermöglicht es dem Unternehmen, neue Prozesse eigenständig anzulegen, ohne auf Beratung oder Support durch GuideCom angewiesen zu sein. So kann die Deutsche Glasfaser heute nahezu alle individuellen Anforderungen ihrer Mitarbeiter abdecken – nur in den seltensten Fällen braucht es Individuallösungen.
Die Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen führte aber nicht nur zu einer starken Effizienzsteigerung; auch die Mitarbeiterzufriedenheit stieg aufgrund der digitalen Unterstützung deutlich. Die Mitarbeiter schätzen kaum etwas so sehr, wie sich in der HR Suite schnell, einfach und jederzeit selbst helfen zu können.
6.000.000
neue „Fiber to the Home“-Internetanschlüsse sollen verlegt werden. 4 Mio. davon bis 2025.
2.000
Mitarbeiter benötigen ein smartes HR-System, das höchste digitale Ansprüche erfüllt.
> 30
Köpfe in der HR-Abteilung zählen heute auf GuideCom als ihre HR-Software.
1
HR Suite bündelt über 40 HR-Prozesse der gesamten Unternehmensgruppe Deutsche Glasfaser.
Gewappnet für alle organisatorischen Herausforderungen
Und auch der Personalservice selbst ist nach wie vor begeistert, denn durch die starke digitale Plattform ist sie für jede Herausforderung gerüstet. Spürbar wurde das unter anderem, als ein Betriebsrat gegründet wurde. Von einem Tag auf den anderen bedurfte es neuer Strukturen und Prozesse, um diesen in Abstimmungen und Entscheidungen einzubeziehen. Durch die GuideCom Plattform konnten alle Anforderungen und Ansätze schnell, einfach und selbstständig in der Software umgesetzt werden. Anstatt Protokolle auszudrucken, Themen über viele Ecken abzustimmen und Unterschriften hinterherzujagen, bildet die Deutsche Glasfaser sämtliche Prozesse selbstverständlich vollständig digital ab – eine massive Erleichterung sowohl für den Personalbereich als auch für die Kollegen im Betriebsrat, die jederzeit vollen Zugriff auf die notwendigen digitalen Daten haben.
Smarte Schnittstellen für systemübergreifende Kollaboration
Und wie geht es weiter? Heute genießt die Deutsche Glasfaser einen hohen Digitalisierungsgrad in der HR und kann sich auf das „nächste Level“ konzentrieren. So steht aktuell die Arbeit an einem übergreifenden Data Store im Fokus, der weiteres Potenzial in den Bereichen Data Analytics & Systemschnittstellen entfalten soll. Um den Self-Service-Grad weiter zu erhöhen, denkt die Deutsche Glasfaser zudem über die Einführung des GuideCom HR Smart Assistants nach, der Mitarbeiter bei allen Anliegen rund um die Uhr unterstützt und sie mit den richtigen Informationen versorgt.
Wir freuen uns schon jetzt darauf, diesen spannenden Weg ins Morgen gemeinsam mit Deutsche Glasfaser zu gestalten.
Die Plattform für ein starkes HR
GuideCom HR Suite
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