GUIDECOM UND DIE STADTSPARKASSE DÜSSELDORF
Sitzungsmanagement: Einfach & schnell von Planung bis Nachbereitung
Branche: Finance | Standort: Düsseldorf | Mitarbeiterzahl: ca. 1.550
Seit 1825 ist die Stadtsparkasse Düsseldorf mit einem breiten Produkt- und Dienstleistungsspektrum ein wichtiger Finanzpartner für die Düsseldorfer Bürger und Unternehmen. Als eines der ältesten ortsansässigen Kreditinstitute ist sie Marktführer im Privat- und Firmenkundengeschäft. Zusammen mit den Verbundpartnern der S-Finanzgruppe kann sie alle finanziellen Belange individuell und maßgeschneidert erfüllen. Besonderes Augenmerk liegt hierbei für die Stadtsparkasse auf der Gemeinwohlorientierung und der Förderung des gesellschaftlichen Engagements.
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Die Herausforderung
Eine gemeinsame digitale Lösung für die Vorstands- und Gremienarbeit zu finden, bei der möglichst wenig manueller Aufwand anfällt – vor dieser Herausforderung stand die Stadtsparkasse Düsseldorf, als das System Lotus Notes abgeschaltet wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt nutzte das Haus das System, um bereits einzelne Prozesse in der Vorstandsarbeit digital abzubilden. Die Gremienarbeit bestand aus einer manuellen Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Pflege der Dokumente, wodurch die Aufwände entsprechend groß waren. Ein neues System sollte die Prozessbeteiligten entlasten und den digitalen Prozess verbessern.
Die Lösung
GuideCom Solutions bildet die perfekte Antwort auf die Anforderungen der Stadtsparkasse Düsseldorf, da die Lösung individuell für die Bedürfnisse von Sparkassen entwickelt wurde. Das Haus verfügt nun über ein einheitliches System – sowohl für die Vorstands- als auch die Gremienarbeit. Der nun digitale Prozess reduziert administrative und manuelle Aufwände auf ein Minimum, verhindert Medienbrüche und damit auch Fehlerquellen. Zudem fügt sich die Anwendung nahtlos in die restliche IT-Infrastruktur des Hauses, das bereits weitere GuideCom-Lösungen im Einsatz hat, ein. Ein starker Effizienzgewinn für die Vorstands- und Gremienarbeit der Stadtsparkasse Düsseldorf.
Kathrin Wiese, Leiterin Vorstandsstab„Bei GuideCom sprechen wir mit jemandem, der die Sparkassenwelt und unsere Bedürfnisse einfach kennt. GuideCom hat uns unter anderem extrem gut dabei geholfen, alle Informationen zusammenzutragen, die es für die Projekteinführung benötigte.“
Vorlagen erstellen leicht gemacht: Alle entscheidungsrelevanten Informationen auf einen Blick
Mit GuideCom Solutions ist jeder im Haus in der Lage, eine Vorlage für eine Vorstands- oder Gremiensitzung zu erstellen. Durch die rollenbasierte Rechtevergabe eignet sich die Lösung dabei optimal, um kollaborativ mit den Fachbereichen innerhalb der Stadtsparkasse Düsseldorf an Dokumenten zu arbeiten.
Die vorgegebene Struktur ermöglicht es zudem, Entscheidern schnell einen prägnanten Überblick über die Entscheidungsvorlage zu geben. So erhalten sie auf einen Blick managementorientiert aufbereitete Informationen darüber, mit welchem Entscheidungsgegenstand sich die Vorlage befasst, wer eingebunden ist und welche Bezüge zu vorherigen Beschlüssen und zugehörigen Anlagen es gibt.
Mehr Flexibilität durch smarte Planung und Organisation der Sitzungsagenda
Die Planung, Strukturierung und Organisation von Sitzungen ist durch GuideCom Solutions für das Haus nun denkbar einfach: In der Agenda ist genau nachvollziehbar, wann welcher Sitzungspunkt besprochen wird, wie viel Zeit eingeplant werden muss und welche Sitzungsteilnehmer daran teilnehmen, inklusive aller Zuständigkeiten. Fortschritte können direkt innerhalb der Vorlage festgehalten werden; verschieben sich Zeiträume, ist die Agenda einfach und schnell per Drag and Drop angepasst. Über die Schnittstelle zu Outlook kann die gesamte Agenda nach Fertigstellung zudem an alle Sitzungsteilnehmer verschickt werden, die umgehend Terminblocker für die Tagesordnungspunkte erhalten, für die sie vorgesehen sind.
Minimale Administration: Schnell und einfach Ergebnisse protokollieren und Aufgaben verteilen
Zu jedem Agendapunkt ist direkt auswählbar, ob es sich nur um eine Kenntnisnahme handelt oder ein Protokoll zum Beschlusspunkt erstellt werden soll. Die zusätzliche Notizfunktion erleichtert es der Stadtsparkasse, während der Sitzung wichtige Punkte zu erfassen und am nächsten Tag einfach in ein Protokoll zu übertragen, das direkt unter dem Beschluss zu finden ist. Anschließend erfolgt die Protokollunterschrift digital direkt in der Anwendung.
Haben sich aus der Sitzung nachfolgende Aufgaben ergeben, ermöglicht es GuideCom Solutions dem Düsseldorfer Haus zudem, nicht nur Protokollaufträge zu verfassen, sondern direkt aus dem Protokoll dezidierte Aufgaben anzulegen und den betreffenden Personen zuzuweisen. Durch diese Kombination generieren sich gerade im Nachgang der Sitzungen große Effizienzgewinne, da umständliche administrative Aufwände stark reduziert werden.
Alle Inhalte auf allen Geräten immer verfügbar
Die Stadtsparkasse hat sich das Ziel gesetzt, bei der Vorstands- und Gremienarbeit möglichst auf Papier zu verzichten. GuideCom Solutions unterstützt das Haus hierbei perfekt. Vorlagen können auf allen Geräten – auf dem Notebook bzw. Tablet – aufgerufen und mit Notizen versehen werden. Der Übergang zwischen verschiedenen Geräten ist dabei fließend: Egal, über welches Gerät sich der Sitzungsteilnehmer anmeldet, er hat immer den aktuellen Stand seiner Annotationen. Somit entfällt das Ausdrucken der Unterlagen komplett, ist jedoch nach wie vor aus der Anwendung heraus möglich, falls gewünscht. Auch das Suchen nach alten Vorlagen wird durch GuideCom Solutions zum Kinderspiel: Alle Beschlüsse aus der Anwendung und auch aus Lotus Notes sind historisiert und können durch die Suchfunktion schnell gefunden werden.
Eine Software für unterschiedliche Zwecke: Hohe Nutzerfreundlichkeit erleichtert die Arbeit
Für die unterschiedlichen Einsatzzwecke hat die Stadtsparkasse Düsseldorf ihre jeweiligen Vorlagen für die Vorstands- und Gremienarbeit leicht individualisiert. Auch Informationen an den Verwaltungsrat finden alle Gremienmitglieder abseits der Sitzungen in Solutions. Alle Prozessbeteiligten profitieren hier von der extrem intuitiven Bedienbarkeit und dem hohen Wiederkennungswert – gerade im Bereich der Vorlagenzusammenfassung. Auf diesem Weg ist auch das kurzfristige Einarbeiten in eine Vorlage kein Problem, sollte es beispielsweise zu krankheitsbedingten Ausfällen kommen.